黨政辦公室
三明學院行政公文處理暫行規定(修訂)
發布時間:2020-04-15   瀏覽次數:339

明學院〔2012〕11號

 

為使三明學院公文處理工作規范化、制度化、科學化,根據《國家行政機關公文處理辦法》和教育部、省政府辦公廳、省教育廳關于公文處理的有關文件精神,結合學校工作實際,特對三明學院公文處理作如下規定:

一、公文處理的原則

(一)公文是在日常管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

(二)公文處理是指公文處理的過程,包括收文處理、行文處理、歸檔與保管等。

(三)黨政辦公室是全校行政公文處理工作的管理部門,主管學校的公文處理工作并指導校內其他行政單位的公文處理工作。各系、各部門應確定專人負責本單位、本部門的公文處理工作。

(四)各級領導應當高度重視公文處理工作,帶頭執行公文處理有關規定,加強對公文處理工作的領導和檢查,切實對公文處理工作負責。公文辦理人員應當忠于職守,廉潔正派,具備相關專業知識,要嚴格按規定程序處理公文。

(五)行文要少而精,注重效用,要嚴格控制發文數量和發文范圍。

(六)公文處理必須做到及時、準確、安全,必須嚴格執行國家保密規定。要實事求是,認真負責,克服官僚主義、形式主義和文牘主義,努力提高公文處理工作的效率和質量。

二、常用公文的形式

(一)文件格式的公文

1.發文標識為“三明學院文件”、代字為“明學院”的公文,主要用于上行文中向省、市上級主管部門請示、報告工作和呈報意見。印發單位為“三明學院黨政辦公室”,加蓋“三明學院”印章。

2.發文標識為“三明學院”、代字為“明院發”的公文,主要用于下行文中對各項工作做出的重要決定、規定和工作部署,印發重要通知、批復重要事項。印發單位為“三明學院黨政辦公室”,加蓋“三明學院”印章。代字為“明院×(擬文主辦單位代字)”的公文,主要用于平行文、下行文中以學校名義行文、由部門承 辦的事項。發文字號的機關代字按照擬文主辦單位分別編為“明院人”、“明院  教”、“明院學”、“明院繼”等。印發單位為“三明學院×”(×為擬文主辦單位),  加蓋“三明學院”印章。

3.發文標識為“三明學院黨政辦公室”、代字為“明院辦政”的公文,主要用  于經校領導同意,安排或代三明學院發布對某一方面工作的部署,轉發有關文件,印發規章制度,下發會議通知,以及其他需要用三明學院黨政辦公室名義印  發的公文。加蓋“三明學院黨政辦公室”印章。

4.發文標識為“三明學院處”的公文,用于行政各部門因業務工作需要,向學校請示(報告)工作,向上級業務主管部門詢問和答復問題,向各基層單位通  知有關事項等。

5.發文標識為“三明學院系(學院)”的公文,用于各系(學院)請示(報告)工作,通知有關事項等。機關代字分別為“中文”、“政法”、“外語”、“數計”、“經  管”、“化生”、“物機”、“土建”、“藝術”、“體育”、“教師”、“理工”、“動漫”。印發單位為“三明學院系(學院)辦公室”,加蓋系(學院)印章。

(二)函件格式的公文

發文標識為“三明學院”、代字為“明學院函”的公文,主要用于以學校名義  與不相隸屬單位之間商洽工作、請求批準和答復審批事項等。加蓋“三明學院”印章。

(三)會議紀要

發文標識為“三明學院會議紀要”等,用于記載和傳達會議情況和議定事項。由黨政辦公室按年度統一編號,不蓋章。

(四)三明學院工作通報

用于通報學校內部重要工作情況,交流推廣典型經驗,印發三明學院領導在重要會議上的講話和調研材料。由三明學院黨政辦公室編發,發文字號用“第期”。

三、行文規則

(一)下行文一般“下發一級”,發至校直各部門(處、室等)、各單位(系、院、館、中心、所等)。

(二)三明學院內設機構(不含紀委、工會、團委)除黨政辦公室外,均不得對外正式行文。

(三)轉發上級機關的公文,不再抄送上級機關。向下級機關的重要行文,應當同時抄送直接上級機關。“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄送形式,但不得抄送下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。

(四)盡量減少發文數量。上級或平級一般性文件,對三明學院不作具體要求的一般不轉發(有的可使用翻印方式)。領導在會議上的講話,會議上已印發的,不重發;一般工作要求,會上已部署的不印發;不屬行文對象的不濫發;確需印發的,用“三明學院工作通報”發。

(五)嚴格界定發文機關。三明學院學術委員會、三明學院語言文字工作委  員會等專門委員會及各種領導小組、組委會等常設、非常設臨時機構工作范圍內的事,一律自行行文,不以三明學院名義行文。必要時,可以“三明學院黨政辦公室”文件轉發。

(六)各職能部門報送學校行政的“請示”,主送機關只能寫三明學院,不要寫校機關處(室),也不要直接寫領導同志個人,否則,不予批復。除上級機關負責人直接交辦的事項外,各職能部門不得以三明學院名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

(七)積極利用現代通訊和技術手段處理公文,按規定可以通過網絡傳遞的公文,不再以紙質形式傳遞。原則上,普發性通知、周工作安排、規章制度等均在校園網絡辦公平臺發布。發文代字為“明院發”、“明院辦”的文件按文號順序發布在網絡辦公平臺上,一般不再印發紙質文件。

四、發文辦理

發文辦理是指制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登  記、分發等程序。運轉流程為:擬稿(主辦單位)-擬稿單位審稿-會稿(需會稿的)-辦公室核稿-簽發-編文號-發文登記-繕印-擬稿人員校對-用印(復核)-分發。

(一)草擬。草擬公文一般應根據領導批示或口頭指示,由承辦單位負責撰擬。草擬公文應當符合國家的法律、法規及其他有關規定。做到情況確實、觀點明確、表達準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲、字詞規范、標點正確,篇幅力求簡短。

擬稿一律使用電腦打印稿,擬稿單位審稿、會稿、辦公室核稿及領導簽發均保留原手稿、以便核查、存檔。修改和簽批公文,用筆用墨必須符合存檔要求,不得使用鉛筆、圓珠筆。不得在文稿裝訂線外書寫。

(二)審核。以學校標識的公文,承辦單位擬稿后,應交由辦公室進行審核。核的重點是:是否確需發文,使用何種公文形式,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽,文字表達、文種使用、公文格式等是否符合規定,是否符合行文規則,發文范圍是否妥當,附件及必需的說明材料是否齊全。辦公室審核時要確定發文份數;對需要定密的公文,要確定定密審核人并提出定密審核意見。

擬稿單位審稿由該單位負責人簽署。審稿人簽名應寫全姓名和審稿日期。對涉及其他單位職權范圍內的事項,主辦單位應當主動與有關單位協商、會稿,取得一致意見并會簽方可行文。

黨政辦公室核稿人員可以對文稿進行修改或提出修改意見后退主辦處室(單位)修改。核稿后,由黨政辦公室主任或副主任審核把關,簽署意見送領導簽發。未經辦公室審核的公文,校領導原則上不簽發。

(三)簽發。公文應由單位負責人簽發。報送省、市上級主管部門的文件,經分管校領導簽署審核意見后,由學校主要領導簽發;校內重要行文由主要領導或授權分管領導簽發。部門以學校名義的行文,一般由學校分管領導簽發。“三明學院黨政辦公室”標識的行文,由黨政辦公室主任請示校領導同意后簽發,必要時請校領導簽發。“會議紀要”由會議召集人簽發。簽發公文應明確簽署意見,并寫全姓名和簽發日期。

(四)復核、登記。經負責人簽發后的文稿,正式印制前,應進行復核。復核的重點是:審批、簽發手續是否完備,格式是否規范、統一等。經復核后的文稿,應及時登記、編號,按照公文分發范圍和是否電子公文確定印制數量。

(五)繕印。經登記、編號后的文稿,統一送文印室繕印。按相應的公文標識,正反面印刷,頁碼1-2頁的采用A4紙印刷,頁碼3頁以上的采用A3紙印刷。

(六)用印、分發(網絡發布)。用印前,要檢查簽發人與使用印章權限是否相符,發文標識與印章名稱是否一致。公文按主抄送對象分發。公文分發采用紙質和電子傳遞兩種途徑。

五、收文辦理

收文辦理是收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

(一)簽收、登記。外來公文和各系、各部門上報的公文由辦公室負責簽收、登記,按程序辦理;登記時要將辦件、閱件、通報等分開,避免該辦的文件漏辦。校內下發的公文和校領導批辦的公文由各系、各部門指定專人簽收、登記并及時報本單位、本部門負責同志閱批(辦)。

(二)擬辦、批辦。校辦公室對登記分類的公文要及時送校辦公室負責同志簽署擬辦意見后呈校領導批辦;經校領導批辦的公文,要登記并及時轉有關單位辦理。對不符合有關規定的,退回辦文單位。

1.上級、平級機關有關方針、政策、法規類的公文送院領導閱(急件、要件復印分送,一般件傳閱)。

2.上級機關下發或交辦的公文,由辦公室提出擬辦意見送校領導批示后辦理。

3.內設機構各單位報送需要辦理的公文,由辦公室提出處理意見或根據工作職責送交有關處室提出辦理意見后再報院領導審批。

4.對需要兩個以上單位辦理的公文,辦公室根據單位職能、工作任務性質、上下左右對應關系等提出擬辦意見,報校領導批示同意后,明確主辦單位,落實承辦單位。領導審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。

(七)承辦、催辦。有關部門接到批辦的公文后,應根據領導的批示抓緊時間辦理,對于急件要限時辦結,辦公室負責催辦。公文收文時間、承辦單位辦理時間、辦結時間均應在《文件閱辦單》上注明備查。

六、公文歸檔、管理

(一)公文辦理結束后,公文主管部門應將2份公文正本連同領導人簽批的底稿及時整理、歸檔、立卷,對閱件和簡報也要進行分類整理、立卷。一般應于每年的第一季度將上年的公文案卷移交給綜合檔案室。

(二)公文的保管、銷毀、移交等按學校有關規定執行。

七、附則

(一)行政法規、規章方面的公文,依照有關規定處理。

(二)公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。

(三)辦公室對本規定落實情況應當進行督促檢查,并根據需要適時進行公文處理情況通報。

(四)國務院《國家行政機關公文處理辦法》已明確規定的內容,本規定未提及的,嚴格按《國家行政機關公文處理辦法》執行。

(五)本規定自2007年1月1日起施行,由三明學院黨政辦公室負責解釋。

 

 


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