黨政辦公室
黨政機關公文格式(GB/T 9704-2012)
發布時間:2012-07-01   瀏覽次數:22

ICS 35.240.20 

A 13                

GB

                                 

 

 

 

                                                                 GB/T  97042012

                                                                 代替GB/T 97041999

 

 

 

 

 

 

 

 

黨政機關公文格式

 

Layout key for official document of Party and government organs

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2012-06-29發布                                  2012-07-01實施

 


中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局

                                 發布

中國國家標準化管理委員




 

 

 

 


  

 

前言

1  范圍

2  規范性引用文件

3  術語和定義

4  公文用紙主要技術指標

5  公文用紙幅面尺寸及版面要求

5.1  幅面尺寸

5.2  版面

5.2.1  頁邊與版心尺寸

5.2.2  字體和字號

5.2.3  行數和字數

5.2.4  文字的顏色

6  印制裝訂要求

6.1  制版要求

6.2  印刷要求

6.3  裝訂要求

7  公文格式各要素編排規則

7.1  公文格式各要素的劃分

7.2  版頭

7.2.1  份號

7.2.2  密級和保密期限

7.2.3  緊急程度

7.2.4  發文機關標志

7.2.5  發文字號

7.2.6  簽發人

7.2.7  版頭中的分隔線

7.3  主體

7.3.1  標題

7.3.2  主送機關

     7.3.3  正文

7.3.4  附件說明

7.3.5  發文機關署名、成文日期和印章

        7.3.5.1  加蓋印章的公文

        7.3.5.2  不加蓋印章的公文

        7.3.5.3  加蓋簽發人簽名章的公文

        7.3.5.4  成文日期中的數字

        7.3.5.5  特殊情況說明

    7.3.6  附注

    7.3.7  附件

7.4  版記

  7.4.1  版記中的分隔線

  7.4.2  抄送機關

  7.4.3  印發機關和印發日期

7.5  頁碼

8  公文中的橫排表格

9  公文中計量單位、標點符號和數字的用法

10  公文的特定格式

10.1  信函格式

10.2  命令(令)格式

10.3  紀要格式

11  式樣

 

 

 

 

                                                                      

  

 

    本標準按照GB/T 1. 12009給出的規則起草。

        本標準根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《黨政機關公文處理工作條例》的有關規定對GB/T 97041999《國家行政機關公文格式》進行修訂。本標準相對GB/T 97041999主要作如下修訂:

         a)標準名稱改為《黨政機關公文格式》,標準英文名稱也作相應修改;

         b適用范圍擴展到各級黨政機關制發的公文;

         c)對標準結構進行適當調整;

         d對公文裝訂要求進行適當調整;

        e)增加發文機關署名和頁碼兩個公文格式要素,刪除主題詞格式要素,并對公文格式各要素的編排進行較大調整;

         f進一步細化特定格式公文的編排要求;

         g)新增聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令(令)格式首頁版式等式樣。


          本標準中公文用語與《黨政機關公文處理工作條例》中的用語一致。

          本標準為第二次修訂。

          本標準由中共中央辦公廳和國務院辦公廳提出。

          本標準由中國標準化研究院歸口。

          本標準起草單位:中國標準化研究院、中共中央辦公廳秘書局、國務院辦公廳秘書局、中國標準出版社。

          本標準主要起草人:房慶、楊雯、郭道鋒、孫維、馬慧、張書杰、徐成華、范喬、李玲。

          本標準代替了GB/T 97041999

          GB/T 97041999的歷次版本發布情況為:

          ——GB/T 97041988

 

 

 

 

 

                                                                  

黨政機關公文格式

 

1  范圍

        本標準規定了黨政機關公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規則,并給出了公文的式樣。

       本標準適用于各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。

使用少數民族文字印制的公文,其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標準執行,其余可以參照本標準并按照有關規定執行。

 

2  規范性引用文件

 

    下列文件對于本標準的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅所注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本標準。

    GB/T 148  印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

    GB 3100  國際單位制及其應用

    GB 3101  有關量、單位和符號的一般原則

    GB 3102所有部分)  量和單位

    GB/T 15834  標點符號用法

  GB/T 15835  出版物上數字用法

 

3  術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

 

3. 1

      word

標示公文中橫向距離的長度單位。在本標準中,一字指一個漢字寬度的距離。

 

3.2

      line

標示公文中縱向距離的長度單位。在本標準中,一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。

 

4  公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m2~80 g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80~90%,橫向耐折度15次,不透明度85%pH值為7.5~9.5

 

5  公文用紙幅面尺寸及版面要求

 

5. 1  幅面尺寸

     公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210 mm×297 mm

GB/T 97042012

 

5.2  版面

5.2.1  頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭(上白邊)為37 mm±1 mm,公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心尺寸為156 mm×225 mm

5.2.2  字體和字號

如無特殊說明,公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

5.2.3  行數和字數

般每面排22行,每行排28個字,并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

5.2.4  文字的顏色

如無特殊說明,公文中文字的顏色均為黑色。

 

6  印制裝訂要求

6. 1  制版要求

版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1 mm

6.2  印刷要求

雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不超過2 mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%,紅色油墨應當達到色譜所標Y80%M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

 

6.3  裝訂要求

        公文應當左側裝訂,不掉頁,兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm,裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm,四角成90o,無毛茬或缺損。

        騎馬訂或平訂的公文應當:

        a)訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處,允許誤差±4mm

        b)無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固;

        c)騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上,平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm

    包本裝訂公文的封皮(封面、書脊、封底)與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

 

7  公文格式各要素編排規則

 

7.1  公文格式各要素的劃分

        本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

 

7.2  版頭

7.2.1  份號

 如需標注份號,一般用63號阿拉伯數字,頂格編排在版心左上角第一行。

7.2.2  密級和保密期限

 如需標注密級和保密期限,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

7.2.3  緊急程度

 如需標注緊急程度,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角;如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

7.2.4  發文機關標志

 由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。

 發文機關標志居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35mm,推薦使用小標宋體字,顏色為紅色,以醒目、美觀、莊重為原則。

 聯合行文時,如需同時標注聯署發文機關名稱,一般應當將主辦機關名稱排列在前;如有“文件”二字,應當置于發文機關名稱右側,以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

7.2.5  發文字號

 編排在發文機關標志下空二行位置,居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱,用六角括號〔〕”括;發文順序號不加“第”字,不編虛位(即1不編為01),在阿拉伯數字后加“號”字。

 上行文的發文字號居左空一字編排,與最后一個簽發人姓名處在同一行。

7.2.6  簽發人

 由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成,居右空一字,編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字,簽發人姓名用3號楷體字。

 如有多個簽發人,簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排,一般每行排兩個姓名,回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

7.2.7  版頭中的分隔線

 發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

 

7.3  主體

7.3.1  標題

 一般用2號小標宋體字,編排于紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當,標題排列應當使用梯形或菱形。

7.3.2  主送機關

 編排于標題下空一行位置,居左頂格,回行時仍頂格,最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時,應當將主送機關名稱移至版記,標注方法見7.4.2

7.3.3  正文

 公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字,編排于主送機關名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“1標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

7. 3.4  附件說明

 如有附件,在正文下空一行左空二字編排附件二字,后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件,使用阿拉伯數字標注附件順序號(如附件:1. XXXXX);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。

7.3.5  發文機關署名、成文日期和印章

7.3.5.1  加蓋印章的公文

        成文日期一般右空四字編排,印章用紅色,不得出現空白印章。

        單一機關行文時,一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名,印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。

 聯合行文時,一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置,并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名,最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。

7.3.5.2  不加蓋印章的公文

       單一機關行文時,在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名,在發文機關署名下一行編排成文日期,首字比發文機關署名首字右移二字,如成文日期長于發文機關署名,應當使成文日期右空二字編排,并相應增加發文機關署名右空字數。

 聯合行文時,應當先編排主辦機關署名,其余發文機關署名依次向下編排。

 

7.3.5.3  加蓋簽發人簽名章的公文

        單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時,在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章,簽名章左空二字標注簽發人職務,以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

        聯合行文時,應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章,其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排,與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章;簽發人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

7.3.5.4  成文日期中的數字

用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01

7.3.5.5  特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時,可以采取調整行距、字距的措施解決。

7.3.6  附注

如有附注,居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

7.3.7  附件

附件應當另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂。附件二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂,應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注附件二字及附件順序號。

 

7.4  版記

7.4.1  版記中的分隔線

 版記中的分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm),中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

7.4.2  抄送機關

       如有抄送機關,一般用4號仿宋體字,在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。抄送二字后加全角冒號和抄送機關名稱,回行時與冒號后的首字對齊,最后一個抄送機關名稱后標句號。

 如需把主送機關移至版記,除將抄送二字改為主送外,編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時,應當將主送機關置于抄送機關之上一行,之間不加分隔線。

7.4.3  印發機關和印發日期

        印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上,印發機關左空一字,印發日期右空一字,用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01),后加印發二字。

 版記中如有其他要素,應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

 

7.5  頁碼

        一般用4號半角宋體阿拉伯數字,編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應當連續編排。

 

8  公文中的橫排表格

    A4紙型的表格橫排時,頁碼位置與公文其他頁碼保持一致,單頁碼表頭在訂口一邊,雙頁碼表頭在切口一邊。

 

9  公文中計量單位、標點符號和數字的用法

    公文中計量單位的用法應當符合GB 3100GB 3101GB 3102(所有部分),標點符號的用法應當符合GB/T 15834,數字用法應當符合GB/T 15835

 

10  公文的特定格式

 

10.1  信函格式

        發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱,居中排布,上邊緣至上頁邊為30mm,推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時,使用主辦機關標志。

        發文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線(上粗下細),距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線(上細下粗),線長均為170 mm,居中排布。

        如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度,應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列,第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8

        發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下,與該線的距離為3號漢字高度的7/8

        標題居中編排,與其上最后一個要素相距二行。

        第二條紅色雙線上一行如有文字,與該線的距離為3號漢字高度的7/8

        首頁不顯示頁碼。

    版記不加印發機關和印發日期、分隔線,位于公文最后一面版心內最下方。

 

10.2  命令(令)格式

        發文機關標志由發文機關全稱加命令字組成,居中排布,上邊緣至版心上邊緣為20 mm推薦使用紅色小標宋體字。

        發文機關標志下空二行居中編排令號,令號下空二行編排正文。

 簽發人職務、簽名章和成文日期的編排見7. 3. 5. 3

 

10.3  紀要格式

      紀要標志由“XXXXX紀要組成,居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35 mm,推薦使用紅色小標宋體字。

      標注出席人員名單,一般用3號黑體字,在正文或附件說明下空一行左空二字編排出席二字,后標全角冒號,冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名,回行時與冒號后的首字對齊。

      標注請假和列席人員名單,除依次另起一行并將出席二字改為請假列席外,編排方法同出席人員名單。

      紀要格式可以根據實際制定。

 

11  式樣 

        A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1;公文首頁版式見圖2;聯合行文公文首頁版式1見圖3聯合行文公文首頁版式2見圖4;公文末頁版式1見圖5;公文末頁版式2見圖6;聯合行文公文末頁版式1見圖7;聯合行文公文末頁版式2見圖8;附件說明頁版式見圖9;帶附件公文末頁版式見圖10信函格式首頁版式見圖11;命令(令)格式首頁版式見圖12












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