黨政辦公室
三明學院合同管理辦法 (試行)
發布時間:2020-01-07   瀏覽次數:315


第一章  總則

第一條  為深入推進依法治校,規范學校合同管理,維護學校的合法權益,促進學校各事業健康發展,根據《中華人民共和國合同法》等法律法規,結合學校實際,制定本辦法。

第二條  本辦法所稱合同,是指學校在民事活動中與自然人、法人或者其他組織之間設立、變更或終止民事權利義務關系的合同、協議等。

第三條  本辦法所稱合同管理是指學校或學校授權單位制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審批、履行、變更與解除、歸集與存檔、糾紛處理等管理活動。

第四條  學校訂立合同原則上應當采用書面形式,采用信件、數據電文等書面形式訂立合同的,應當簽訂確認書。不得以口頭形式及其他形式訂立合同。

第五條  訂立合同必須遵守國家的法律法規,符合政策要求,堅持平等互利、協商一致、誠實守信的基本原則,不得侵害國家和社會公共利益,不得損害學校及他人合法權益。

第六條  學校合同管理實行“統一領導、歸口管理、分級負責、強化監督”的原則。

第七條  嚴禁以三明學院名義簽訂任何性質的擔保合同,未經批準不得以三明學院名義簽訂投資合同和借貸合同。

第二章  合同管理與分類

第八條  學校法定代表人(校長)全面領導和負責合同管理工作,分管校領導、合同管理部門和其他相關單位根據學校領導分工和單位工作職責,按照學校授權和本辦法有關規定負責合同的訂立,履行相應的合同管理職責,承擔相應的管理責任。

第九條  校合同事務具體由綜合管理部門、歸口管理部門、合同承辦單位依各自權限和職責實施合同管理。

第十條  黨政辦公室(法律事務辦)是學校合同的綜合管理部門,主要職責:

負責統籌協調學校合同管理工作;協調法律顧問或律師參與合同的審查及合同糾紛的處理;每年年終對學校年度合同簽訂情況進行匯總并向校長報告;

第十一條  合同歸口管理部門指學校相關業務職能部門,負責其被授權范圍內相關合同的管理工作,主要職責:

1.負責制訂歸口合同管理的實施細則;

2.負責擬定歸口合同示范文本;

3.負責歸口合同草案的業務審核工作;

4.負責將歸口重大合同草案提交校領導或學校相關會議審議;

5.負責歸口合同檔案的管理,指導合同承辦單位認真履行合同;

6.負責指導、協助合同承辦單位處理糾紛;

7.負責歸口管理合同業務審核人員的培訓;

8.確定本歸口管理部門的合同管理人員

第十二條  合同內容涉及兩個或兩個以上管理單位的工作內容或部門職能的,根據合同性質或主要條款確定歸口管理部門不能確定的,由涉及的相關職能部門協商確定;經協商仍不能確定的,由校黨政辦公室或校領導協調確定。

第十三條  合同的承辦單位是指因開展工作需要訂立并履行合同的二級單位或職能部門。主要職責:

1.實行承辦人責任制,指定本單位的合同承辦人,負責對具體事務的管理與落實;

2.負責合同的前期準備工作,包括立項、調研、洽談、組織談判等事項,充分了解合同對方當事人的主體資格、信用狀況等有關情況,確保其具備履約能力;

3.負責合同的草案起草,并提交歸口管理部門審核;

4.負責合同的具體執行,跟蹤掌握合同履行情況。

5.及時發現、解決并向歸口管理部門報告合同履行過程中出現的有損學校利益的問題,負責處理合同糾紛;

6.負責合同履行過程中的變更、解除、終止及驗收;

7.負責將合同及時提交歸口管理部門備案,定期向歸口管理部門報送合同執行情況。

第十四條  為方便有效地管理合同,根據合同類型、性質、涉及金額和重要程度等因素,將合同分為一般合同、重要合同和重大合同。

)一般合同主要包括:

1.合同總金額在20萬元以下的政府采購、招標代理格式合同以及5萬元以下非政府(零星)采購合同或政府采購非格式合同;格式招標代理合同;網上超市采購合同;

2.合同金額50萬元以下的橫向科研合同及其5萬元及以下的外協合同;

3.合同金額5萬元以下工程類、服務類合同;

4.重要合同、重大合同以外的其他合同

(二)重要合同主要包括:

1.人才培養與教育培訓類合同、教育實習、社會實踐、實習實訓基地建設、縱向科研合同(協議)等方面合同;

2.合同總金額在5萬至300萬元以下的基本建設項目合同,或合同總金額在5萬至50萬元以下的工程修繕(綠化)和工程服務項目合同;

3.合同金額50萬元以下的土地征用(或租借)、房屋租賃、資產轉讓、重大設備租賃合同;

4.政府采購合同金額20萬元以上至100萬元以下的格式合同;5萬元以上至50萬元非政府(零星)采購合同或政府采購非格式合同;非格式招標代理合同;

5.合同金額50萬元以上至200萬的橫向科研合同及其5萬元以上至20萬元的外協合同。

)重大合同主要包括:

1.校地、校企、校校等對外戰略合作協議;

2.重要科研成果轉化合同;

3.與境外國家和地區(含港澳臺地區)簽訂的合同;

4.涉及學校重大利益的金融服務類合同;

5.對外捐贈以及接受大額捐贈的捐贈類合同;

6.合同總金額在300萬元以上的基本建設項目合同,或合同總金額在50萬元以上的工程修繕(綠化)和工程服務項目合同;

7.合同金額50萬元以上的土地征用(或租借)、房屋租賃、資產轉讓、重大設備租賃合同;

8.政府采購合同金額100萬元以上的格式合同; 50萬元以上非政府(零星)采購合同或政府采購非格式合同;

9.合同金額200萬元以上的橫向科研合同及其20萬元以上的外協合同;

10.合同涉及其他“三重一大”事項的;

11.學校認定應按重大合同管理的其他合同。

 

第三章  合同的起草與審核

第十五條  合同原則上應采用國家有關部門統一制定的格式文本。凡國家規定采用標準合同文本的,必須采用標準文本。沒有標準合同文本的,各歸口管理部門應分類制定合同示范文本,并報校黨政辦公室(法律事務辦)審核備案(經濟類合同文本還需提交計財處、審計處審核)。

第十六條  承辦單位負責起草的合同應保證基本條款的完備,一般包括:合同當事人的名稱或姓名、注冊地址或住址、標的、數量、質量、價款或報酬、支付方式、履行期限、履行地點和方式、違約責任、合同變更和解除、解決爭議的方法等內容。

起草合同的承辦單位應對條款的真實性、可行性、合理性、合法性負責。

第十七條  承辦單位在草擬合同前應做好可行性調查,嚴格審查下列事項:

審查合同對方的主體資格及資信狀況。具體包括:

1.合同對方當事人的主體資格(包括名稱、資質、營業執照、法人登記證書、經營范圍等),重點審查擬定的合同標的是否與營業執照核定的業務(經營)范圍一致,營業執照的年限及年檢情況;

2.合同對方的履約能力和資信情況;

3.合同對方簽約代表的合法身份,如法定代表人身份證明或法定代表人的授權委托書(如合同對方當事人是自然人,需核實其自然人身份證明);

4.必要時要求合同對方提供主要的財務報表以及從事相關業務的業績證明材料。

(二)審查合同合法性及基本條款的完備情況。

(三)審查合同的內容是否與招投標文件或談判承諾內容一致,是否符合學校規定。

(四)必要時要求合同對方就合同的履行提供合法有效的擔保。

第十八條  合同確有必要由對方草擬的,承辦單位要根據雙方(各方)協商洽談情況認真核對合同內容,完善相關條款,并提請法律顧問審核,以規避合同風險,維護學校權益。

第十九條  學校對合同實行會審制度,由合同涉及的相關部門進行會審。

學校一般合同由承辦單位審查后送歸口管理部門審核;合同內容涉及多個管理部門職責或相關單位利益、權利義務的,由歸口管理部門送交相關部門、單位共同審核。

第二十條  合同金額在50 萬元以上的貨物類(政府采購貨物類除外)、工程類、服務類經濟合同,專業技術或法律關系復雜的合同,由校長或分管領導召集承辦單位、歸口管理部門及相關部門、專業技術人員和法律顧問對合同進行專題會議集中審查。必要時可聘請校外專家參與相關工作。

會審后形成會議紀要作為合同審批的依據,內容必須真實、全面,并經參會人員簽字確認。

第二十一條  合同訂立前必須進行招投標的項目,國資處應按規定組織相關單位進行會議集中審議并形成會議紀要。

沒有規定必須進行招投標的項目,承辦單位或歸口管理部門認為有必要的重要合同,應當召開專題會議或組織專家進行論證并形成會議紀要。

會議紀要作為合同審批的依據,內容必須真實、全面,并經參會人員簽字確認。

第二十二條  1萬以上的經濟類合同應經計財處、審計處審核。計財處主要審查經濟類合同條款是否符合財稅法律、法規、準則規定以及學校有關財經政策和財務管理規定,合同款項支付是否有經費來源保障,資金結算及付款方式是否合理等

審計處負責對合同結果的合理性進行審核,合同在簽訂、履行中是否遵守相關規定,并對相應風險進行提示。負責重要及重大經濟合同結算的相關審計工作

第二十三條  重要合同、重大合同除按一般合同審查外,須經學校法律顧問審查,法律顧問主要審查合同條款的規范性、完備性、表述的準確性,內容是否合理合法,合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確及其他需要審查的內容等。

第四章  合同的簽訂

第二十四條  校長是合同的法定簽署人,校長可根據工作需要授權其他校領導或單位負責人簽署合同。未經校長授權,任何單位和個人均不得以學校和單位的名義對外簽訂合同。

第二十五條  合同訂立必須履行規定的審批手續。

(一)一般合同由歸口管理部門進行審核,并由校長授權各業務歸口管理部門負責人簽署。

取得校長授權可以簽署合同的部門,須經過部門集體研究,由部門負責人在授權范圍內簽署合同文本,若歸口管理部門認為有必要可報項目分管校領導審批。

(二)重要合同除按一般合同審查外,須經有關職能部門完成會簽或召開專題會議論證,由業務歸口管理部門主要負責人報分管校領導審批,原則上由校長授權分管校領導簽署。

合同事項涉及兩個及以上校領導分管工作的,報請校長簽署或校長授權簽署。

(三)重大合同須經有關職能部門完成會簽或召開專題會議論證,并按照黨政議事規則提請學校黨委會或校長辦公會議審定,由校長簽署。

第二十六條  凡合同內容涉及學校“三重一大”事項的,需事先提交校長辦公會、黨委會(常委會審定。

第二十七條  按國家的法律、法規要求應由法人簽訂的合同,由校長負責簽署。

第二十八條  涉及經費收支的合同履行期限原則上不得超過6年。

第二十九條  學校對外發生的1萬元(含)以上支出類事項,一律簽訂書面合同,1萬元以下的,可由承辦單位根據實際情況靈活掌握。

學校對外發生3萬元(含)以上的收入經濟行為,一律采用書面合同,3萬元以下的非即時清結業務,原則上也應訂立經濟合同。學校對外發生的收入類事項,無論是否訂立收入合同,所有收入均應及時交校計財處統一核算,并開具計財處提供的票據。

第三十條  合同填寫不得留空。對于協商過程中未達成一致的合同模板條款,應當刪除。嚴禁在空白合同上簽字或蓋章。

設備清單、工程量清單、預算單(書)等文件應該作為合同的組成部分,在合同條款中應明確其與主合同具有同等效力。

第三十一條  校黨政辦公室專人保管學校或合同專用公章。學校合同經承辦單位按本辦法辦理審核程序后,由承辦單位持合同文本、合同審批表及相關資料,經相關負責人簽字后,向黨政辦公室申請用印。 

第五章  合同的履行

第三十二條  承辦單位在合同簽訂生效后,應代表學校依法履行合同,對合同履行情況進行檢查和落實。

第三十三條  歸口管理部門在合同簽訂生效后,應負責跟蹤合同的履行,監督承辦單位履行合同,確保合同得到全面履行。

第三十四條  合同在履行過程中確需變更或解除的,應由雙方協商一致后,簽訂變更或解除合同的書面協議。變更或解除合同,應說明變更或解除的理由、變更或解除的條款及事項、履行期限、與原合同的關系等,并按合同審簽流程審核、審批后簽訂。

第三十五條  合同履行過程中對方出現預期違約或違約情形的,歸口部門應及時向分管校領導匯報,采取必要措施將可能產生的損失降至最低。

第三十六條  合同履行出現法律糾紛時,歸口部門應及時向校領導匯報,并會同黨政辦公室(法律事務辦)、審計處、計財處等部門組成法律糾紛處置工作組,依法維護學校合法權益。合同爭議應當爭取選擇在學校住所地訴訟或仲裁。

第三十七條  計財處辦理結算業務并進行賬務處理時應當按照合同約定付款。未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的,計財處有權拒絕付款,并及時向學校有關負責人報告。

第三十八條  學校建立合同履行情況檢查、評估制度。校黨政辦公室(法律事務辦)及歸口管理部門應定期或不定期對合同履行總體情況和重大合同履行具體情況進行檢查、分析、評估、驗收,對發現合同履行中存在的不足,及時加以改進。

  合同檔案管理

第三十九條  各單位應加強合同信息安全保密工作,未經批準,任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家機密、工作秘密或商業秘密。

第四十條  合同事項辦理完畢之前,承辦單位應負責連續收集和保管有關材料,并注意做好文字記錄或形成書面材料。對于合同洽談、簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理過程中形成的所有資料,包括但不限于合同文本、補充協議、可行性研究報告、對方當事人資質材料、校內審查文件、會議紀要、交貨憑證、驗收文件、往來函件、數據電文等與合同有關的材料,均應妥善加以收集和保管,并作為合同檔案的組成部分,與合同一并備案、存檔,不得遺棄、丟失和損毀。

第四十一條  學校所持有的重大、重要合同原始文本不得少于三份,學校黨政辦公室、歸口管理部門和承辦單位各自留存一份,經濟類合同還需送計財處、審計處各一份,其他相關部門和單位根據需要留存。

第四十二條  合同歸口管理部門應當加強合同登記管理,對每份合同進行編號,定期對合同進行統計、分類和歸檔。合同編號格式為:部門全稱首個字母(如教務處為“jwc”)+年份+序號。

第四十三條  合同歸口管理部門在每年1月5日前應將上年度合同管理臺賬的電子版報學校黨政辦公室匯總,臺賬至少應包括合同編號、合同名稱、簽約單位、我校經辦人、簽約時間等信息。

第四十四條  合同檔案應按照學校檔案管理規定進行歸檔。

  責任追究

第四十五條  綜合管理部門、歸口管理部門、合同承辦單位和相關監督審核單位應依照各自權限對學校合同管理工作實施監督、檢查與指導,發現問題應及時報告學校并進行糾正和查處。

第四十六條  對違反本辦法,有下列行為之一的,視情節輕重,追究涉及部門經辦人和負責人的責任,給學校造成經濟損失的應依法予以賠償;構成犯罪的,依法移交司法機關追究刑事責任。

(一)未經授權私自訂立合同的;

(二)提供虛假資料騙取合同批準的;

(三)訂立、履行合同過程中,因瀆職、失職造成學校損失的;

(四)合同履行中應辦理而未辦理標的物交接手續,擅自變更、轉讓和解除合同,不按規定處理合同糾紛、辦理合同履行中的收付款,給學校造成經濟損失的;

(五)與合同對方當事人串通、損害學校利益的;

(六)泄露合同秘密或學校商業秘密的;

)利用學校合同謀取私利或從事其他違法行為的;

)故意規避學校合同管理、拆分合同的行為;

)其他過錯給學校造成經濟損失的行為。

第四十七條  歸口管理部門不按時歸檔原始合同及其相關檔案材料或因疏于管理造成原始合同及其相關檔案材料丟失的,按相關規定追究責任。

  

第四十八條  學校舉辦或設立的具有獨立法人資格的單位以各自名義對外簽訂的合同參照本辦法執行。相關文本應報校黨政辦公室(法律事務辦)備案。

第四十九條  本辦法中所稱“以上”均包括本數在內,“以下”不包含本數;貨幣單位“元”均為人民幣。

第五十條  本辦法自公布之日起施行。由黨政辦公室(法律事務辦)負責解釋。

 

附件:1.三明學院合同審批表

2. 三明學院合同登記匯總表 

 

 

三明學院黨政辦公室                20191231日印發

  


附件1                

   三明學院合同審批表

合同名稱

 

合同相對方

 

申報時間

 

合同總價

 

合同類型

一般合同□       重要合同□     重大合同□  

承辦人經辦人)及聯系方式

 

項目承辦

單位意見

 

簽字:   

年   月   日

歸口管理

部門意見

 

簽字:    

年   月   日

相關部門

會簽

 

 

簽字:     

年   月   日

 

計財

意見

 

 

簽字:      

年   月   日

審計處:

 

簽字:      

年   月   日

法律顧問意見:

 

簽字:

年    月    日

項目主管

校領導意見

 

簽字:

年    月    日

校長意見

 

 

簽字:

年    月    日

備注:1.一般合同由歸口管理部門審簽,重要合同由分管校領導審,重大合同需由校長或提交校長辦公會黨委常委審定后簽訂;

2.1萬以上的經濟類合同應經計財處、審計處審核

3.重要合同、重大合同除按一般合同審查外,須經學校法律顧問審查







附件2                       三明學院        合同登記匯總表

         

合同編號

合同名稱

經辦人

合同相對方

合同標的

簽約時間

合同履行情況                

(是否履行完畢,有無違約、補充、變更、解除等情況)

備注

  

  

  

 

  

  

  

  

  

  

  

 

  

  

  

  

  

  

  

 

  

  

  

  

  

  

  

 

  

  

  

  

  

  

  

 

  

  

  

  

  

  

  

 

  

  

  

  

  

  

  

 

  

  

  

  

  

  

  

 

  

  

  

  

 64-關于印發《三明學院合同管理辦法 (試行)》的通知.docx


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